Conseil N°1 – Conduire son analyse à l’échelle de l’entreprise

L’automatisation d’un processus n’est pas toujours souhaitable ou rentable. Il est important de prioriser et de choisir ceux qui permettront de dégager des quick win afin de mesurer concrètement et rapidement les bénéfices de ces initiatives. Une hauteur de vue est indispensable pour tenir compte de plusieurs aspects :

  • La complexité et la stabilité du processus : les processus les plus simples et les plus stables sont plus facilement automatisables puisqu’ils sont pilotés par une logique et un enchaînement bien précis
  • Le ROI (return on investment) : le choix des processus à automatiser repose principalement sur le ROI, qui peut se mesurer en efficacité opérationnelle, en coût du risque ou encore en développement de chiffre d’affaires futur.
  • L’accès aux données et la qualité des données : le manque de fiabilité de données d’entrée complexifie l’automatisation. Il faudra que la solution d’automatisation sécurise d’abord les données, par exemple en traitant les données manquantes, en corrigeant les données inexactes et en effectuant différents contrôles avant de lancer le processus.

Le conseil en plus : penser en amont à la réorganisation des processus et du travail des collaborateurs.

Conseil N°2 – Penser processus et multi-technologies

Une approche processus nous semble indispensable pour réussir sa modernisation : objectifs, inputs et outputs attendus, traitement, contraintes, et pour concevoir la solution d’automatisation la plus adaptée. La combinaison de plusieurs technologies permet d’avoir une réponse adaptée à la réalité opérationnelle. Une seule technologie ne peut pas répondre à l’ensemble des spécificités d’un processus complexe. La connaissance des champs d’application de l’ensemble des nouvelles technologies permet de préconiser le bon outil au bon endroit du processus.

Pour des tâches simples, répétitives et à faible valeur ajoutée comme la saisie des données, l’acquisition et l’intégration de l’information ou la création d’une réponse automatique à un courrier électronique, une solution de robotisation (RPA) permettra de les automatiser.

Pour les tâches concernant le traitement des données : nettoyage des données, standardisation des formats, calculs d’indicateurs, réconciliations, agrégation, etc. on privilégiera plutôt une solution de Data Analytics (KNIME, DATAIKU, ALTERYX).

Pour les processus où l’analyse de données est plus complexe, comme de l’analyse prédictive, des classements de données ou de l’analyse d’images par exemple, une solution d’intelligence artificielle peut être plus adéquate.

Dans un processus complexe regroupant des tâches de différentes natures (tâches simples, traitement des données et analyse), la combinaison de ces différentes technologie permettra d’aller le plus loin possible dans l’automatisation de bout en bout.

Le conseil en plus : explorer le champ des solutions possibles avant de choisir la solution la plus optimale

Conseil N°3 – Impliquer les équipes

Les collaborateurs sont au cœur des audits de transformation, ils doivent être impliqués dès le lancement du projet, devenant les acteurs du projet et non des spectateurs.

Leur maîtrise des processus et leurs visions des processus cibles sont des atouts majeurs pour la mission d’audit.

La solution doit répondre à leurs attentes tout en étant paramétrable par les équipes opérationnelles une fois l’outil mis en place. Il est primordial que les équipes métiers restent « propriétaires » de leur processus (au sens Owner). La collaboration lors de son élaboration est donc un point clé pour l’adoption du nouveau process et sa pérennisation.

De plus, l’implication des collaborateurs dès le kick-off constituera une base pour la conduite du changement.

Le conseil en plus : communiquer régulièrement auprès des opérateurs sur l’avancement de l’audit et l’impact de l’automatisation des processus et les acculturer à l’utilisation des nouveaux outils dès le début du projet.

Conseil N°4 – Concevoir et exprimer l’attendu

L’expression du besoin est une étape cruciale dans une mission d’audit de transformation. Sa bonne réalisation requiert de définir le périmètre précis, de comprendre clairement les processus existants et leurs objectifs, d’évaluer les gains attendus et d’explorer les risques et contraintes possibles.

Pour recueillir ces informations, il faut savoir poser les bonnes questions lors des échanges avec les collaborateurs.

Une mauvaise compréhension de l’attendu et un manque de communication entre les partis impactera la qualité et la pertinence de la proposition d’automatisation issue de l’audit.

Le conseil en plus : faire valider le besoin formalisé aux collaborateurs.

Conseil N°5 – Embarquer la DSI dans le projet

Sur des sujets liés à la transformation digitale, il est important d’intégrer la DSI dans les réflexions pour explorer ensemble les leviers d’optimisation des processus. La DSI pourra ainsi valider la combinaison de technologies sur plusieurs aspects :

  • Caractéristiques techniques
  • Sécurité et conformité : la solution proposée doit être en ligne avec le système de sécurité et de conformité de l’entreprise
  • Interfaçabilité : il faut vérifier que la solution proposée s’interface sans difficulté avec les systèmes d’informations existants
  • Alignement stratégique : il faut s’assurer que la solution proposée s’aligne avec la stratégie IT de l’entreprise

Le conseil en plus : nommer un référent IT qui suivra l’évolution de l’audit.